De acuerdo al numeral 21 de las Reglas de Operación del FOPROVEP, los organismos Públicos del Poder Ejecutivo del Estado, deberán de observar lo siguiente:

En caso de algún siniestro deberán de reportarlo de inmediato a la Coordinación Operativa del Foprovep o directamente a los ajustadores y esperar a su llegada, para la verificación del siniestro, toma de fotografías, llenado de declaración y atienda de conformidad con las coberturas. Así mismo en un plazo no mayor de cinco días hábiles a partir de ocurrido el siniestro, las dependencias deberán remitir a la Coordinación Operativa del Foprovep, la siguiente documentación:

a) Oficio de remisión firmado por el titular de apoyo administrativo o jurídico, o similares.
b) Parte de novedades de tránsito, en el caso de haber intervenido., o convenio firmado por los involucrados.
c) Acta Circunstanciada de Hechos, en la cual se plasmen de manera fehaciente como ocurrieron los hechos., la cual deberá estar firmada por el titular de la unidad jurídica, el jefe del área de recursos materiales, el conductor del vehículo siniestrado y dos testigos.
d) Copia certificada de la averiguación previa y del inventario cuando la unidad se encuentra a disposición de la autoridad competente.
e) Copia del oficio de comisión y/o de cada uno de los ocupantes, debidamente requisitado cuando este sea el caso.
f) Copia de la Licencia de manejo vigente del conductor, al momento del siniestro.
g) Copia del último comprobante de sueldo del conductor, en el caso de ser de nuevo ingreso constancia que acredite la relación laboral. Tratándose de personal de programa deberán enviar copia del contrato de prestación de servicios.
h) Copia del resguardo del vehículo debidamente requisitado.
i) Copia de la factura y tarjeta de circulación del vehículo.
j) Copia del documento de liberación de la unidad, si hubiera estado retenida.
k) Copia de la bitácora de mantenimiento del vehículo siniestrado, debidamente firmada por el área que le corresponda.
l) Copia de la Tarjeta de aseguramiento vigente, emitida por la Coordinación Operativa del Fideicomiso.
m) Para el caso de robo presentar copia certificada de la denuncia, con querella presentada ante la autoridad correspondiente y del aviso a la policía federal preventiva.